Рубрика Справки и документы

Какие справки выдаются работникам
Как оформить справку
Какие сведения должны содержаться в справке
Как учитывать выданные справки

КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?

Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.

Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.
Извлечение из Трудового кодекса РФ
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.

Извлечение из Налогового кодекса РФ
Глава 23. Налог на доходы физических лиц
[…]
Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы
[…]

3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.

Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обязательные реквизиты справки

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:

• наименование организации — автора документа;

• наименование вида документа («справка»);
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления документа;
• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
• адресат;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения (если оно имеется);
• подпись руководителя организации или его заместителя;
• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

Формы справок, выдаваемых работнику

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:
• место работы;
• должность или профессию (пример 1);
• стаж работы;

• размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются.

Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя.

Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

Как учитываются справки?

Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).

Выводы:

1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.

2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).

3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.

[1] Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

И. И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом

Документы

Как зарегистрировать смерть
Какие документы подтверждают смерть человека. Какие документы нужны, чтобы получить свидетельство о смерти. Где регистрируют смерть
Как получить российское гражданство
Кто может получить российское гражданство и как проверить его готовность. Какие документы нужны для получения гражданства. В какие сроки рассматриваются заявления о получении гражданства
Как получить разрешение на временное проживание в России
Кто может подать документы на оформление РВП. Как оформить РВП по квоте. Как оформить РВП без учета квоты
Как оформить вид на жительство в России
Кто может оформить вид на жительство. Какие документы нужны для оформления ВНЖ. Как долго делают вид на жительство
Как получить справку об отсутствии судимости
Какие документы нужны для оформления справки об отсутствии судимости. Как получить справку об отсутствии судимости онлайн. Как долго готовится справка
Как получить, восстановить или аннулировать охотничий билет
Кто может получить охотничий билет в Москве. Как восстановить или аннулировать охотничий билет
Как оформить медсправку для приобретения оружия
Как оформить медицинскую справку для приобретения оружия по форме 002-О/у. Осмотр у каких врачей нужно пройти и какие анализы сдать. Сроки действия медсправки
Как заверить документы апостилем
Когда нужен апостиль на документах, вывозимых за границу. Какие государственные органы занимаются апостилированием. Сколько дней потребуется для проставления апостиля
Как получить архивные документы
Как получить справку о трудовом стаже для оформления пенсии, как получить справку об учебе, о пребывании в детском доме, об установлении опеки или попечительства. Куда обращаться за архивными документами
Как вступить в наследство
Как оформить наследство у нотариуса. Сколько существует очередей наследников. Как вступить в наследство, если нет завещания. Чем отличается наследование по закону от наследования по завещанию
Как сменить фамилию, имя или отчество взрослому
Когда можно менять имя. Какие документы нужны для смены имени. Какие документы нужно поменять после перемены имени
Как оформить документы БТИ
Какие документы понадобятся для получения документов БТИ. Какие документы можно получить онлайн, какие в МФЦ, а какие в БТИ. Каковы сроки оформления документов и сколько это стоит
Как оформить документы жилищного учета
Как получить документы жилищного учета. Как получить информацию жилищного учета. Как получить справки жилищного учета
Как оформить удостоверение или свидетельство, дающее право на льготы
Удостоверения, дающие право на льготы членам семей погибших военнослужащих, участникам обороны Москвы, реабилитированным гражданам, бывшим несовершеннолетним узникам фашизма и пострадавшим от политических репрессий
Как восстановить документы, выданные в загсе
Что делать, если вы потеряли документ органа ЗАГС. Какие документы, выданные в загсе, можно восстановить. Когда вместо свидетельства выдают справку

Образцы и бланки справок 2022 года

Справка представляет собой документ, подтверждающий тот или иной факт или событие. Как правило, она фиксирует информацию, касающуюся основной деятельности организации. В справке могут фигурировать служебные сведения, биографические данные.

Справка формируется при наличии соответствующего запроса от вышестоящих сотрудников или внешних пользователей (организации, партнеры, госорганы). Предоставляется она заинтересованному лицу. Основная функция документа – подтверждение неких данных.

Разновидности

Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.

От вида справки зависит ее оформление. Если это внешняя бумага, для ее заполнения следует использовать общий бланк компании. Если же это внутренний документ, для его оформления потребуется стандартный лист. Составление справки, в этом случае, практически аналогично составлению докладной записки.

На справках внешнего типа ставится подпись руководителя или его зама. Если это финансовый документ, актуальна подпись главбуха. Желательно также поставить печать. На внутренних справках обычно ставит свою роспись менеджер подразделения или же непосредственно составитель.

Справки также подразделяются на служебные и личные. Рассмотрим их особенности:

Служебная. В документе содержатся данные об основной деятельности компании. К примеру, справка может касаться численности сотрудников, исполнения плана.
Личная. В документе содержатся биографические или служебные данные. Обычно такая справка запрашивается частными лицами.

Распространенный вид служебной справки – сводки. Представлены они, как правило, в форме таблицы.

Если это справка личного характера, для ее заполнения потребуется лист А5. На документе ставят подписи 2 сотрудника. К примеру, это может быть руководитель компании и главбух. Бумага заверяется печатью.

Особенности составления справки

Справка подразделяется на несколько частей:

Заголовок к содержанию справки (прописывается в формате: «Справка о чем-либо…»).
Основной текст справки. Состоит из 2 частей. Сначала нужно указать основания к составлению документа, а затем – зафиксировать данные, относящиеся к сути вопроса.

Справка может содержать таблицы и прочие элементы систематизации.

В документе, вне зависимости от его типа, должны быть обязательные реквизиты:

Название компании.
Указание получателя.
Место составления.
Подпись и печать.

Печать требуется не во всех случаях. В частности, она актуальна для справки биографического характера.

Содержание служебной справки включает в себя факты и события, которые стали причиной заполнения документа. Разрешается ссылаться на другие документы, которые подробнее раскрывают суть рассматриваемой проблемы. К примеру, это могут быть приказы, распоряжения, планы деятельности.

Есть свои нюансы заполнения справок, составляемых по результатам проверок. В документе отражается эта информация:

Предмет проверки.
Причины и цели контрольных мероприятий.
Факты, установленные в ходе проверки.
Найденные нарушения.
Положительные аспекты.
ФИО должностных лиц.

Личные справки запрашиваются для подтверждения какого-либо факта, касающегося сотрудника. К примеру, это может быть факт трудоустройства, размер ЗП, трудовой стаж.

Особенности составления архивных справок

Учреждения должны выдавать по запросу выписки из архивов. К примеру, эти выписки могут касаться ЗП, стажа работы, должности. Архивная справка представляет собой документ с положениями, подтверждающими какие-либо архивные сведения. Для ее оформления используются офисные бланки. Содержание бумаги:

Название архивного документа.
Дата его составления.
Регистрационные индексы.

Архивные справки формируются на основании документов, взятых из архива. Для выписки подходят только подлинники или копии, которые были заверены у нотариуса. Справка должна быть подписана специалистом, ответственным за работу с архивом.

Справка: виды, характеристика, реквизиты и оформление

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное бюджетное государственное образовательное учреждение высшего образования
«Омский государственный технический университет»
Кафедра «Государственное, муниципальное управление и таможенное дело»
РАСЧЕТНО-ГРАФИЧЕСКАЯ РАБОТА
по дисциплине: «Основы делопроизводства и документооборота»
на тему: «Справка: виды, характеристика, реквизиты и оформление»
Проверил: доцент

Емелина И.А.

Выполнила студентка:

Группы ГМУ-144

Максимова А.В.

Омск 2017
Содержание
Введение
Глава 1. понятие справки и общая характеристика документа
1.1 Виды справок
Глава 2. реквизиты справок и особенности оформления
Заключение
Список использованной литературы
Приложение

Введение

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е.

инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Справка — документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера.
Цель реферата — рассмотреть виды справок, общую характеристику документа, реквизиты справок, особенности оформления.

Глава 1. понятие справки и общая характеристика документа

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных факторов или событий. Справки отражают основную деятельность предприятия или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справка выдается по запросам вышестоящих лиц и организаций. Справки личного характера выдаются на руки заинтересованным лицам для подтверждения каких-либо касающихся их сведений.

Справки по производственным вопросам могут составляться по запросам руководства, по запросам другой организации или в связи с внутрифирменными правилами оформления конкретных сторон деятельности предприятия. Такие справки могут быть внутренними и внешними.

Внешние справки — для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию — оформляются на общем бланке организации (или бланке справки) [5, c. 56].

Внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа — оформляются на стандартном листе бумаги аналогично докладной записке с теми же реквизитами.

1.1 Виды справок

Справки бывают служебные и личные.

Служебная справка — официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.) (Приложение 1).

Личная справка — официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.) (Приложение 2).

Форма справки зависит от назначения и содержания.

Справки, связанные с основной деятельностью организации, подразделяют на внешние и внутренние:

Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию. Оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем организации или его заместителем.

Внутренние справки составляются для представления руководству организации или не рассмотрение коллегиального органа. Оформляются на стандартном листе бумаги и подписываются составителем.

Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков [5, c. 113].

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние — на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:
Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии 2016 г.
Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Аэрофлот» в 2016 г.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров) и заверяются печатью.

Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.) [6, c. 88]. справка реквизит архивный документ

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.
Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.
Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию — руководителем.

Глава 2. реквизиты справок и особенности оформления

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера)[8, c. 191].

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Автор — составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат» [2].

Так как внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения — автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «подпись». В этом случае внутренняя справка будет иметь следующую структуру:

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного.

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Кроме того, может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный — приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка.

В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования.

Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы.

Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения — исполнители, точные даты либо хронологические рамки [7, c. 89].

Текст справки, состоит из двух частей:
— первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для её составления;
— во второй приводится конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Тест справки может состоять только из одной второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, её текст оформляется виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, её текс может состоять из нескольких разделов.

Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.) Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты:

1)наименование организации;
2)наименование вида документа;
3) дата
4) место составления
5) адресат
6)заголовок к тексту,
7) текст

8)подпись [8, c. 133].

Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки служебного характера составляются на бланках форматаА5,подписываются двумя лицами (руководитель организации и главный бухгалтер или руководителем и заведующим отделом кадром) и заверяются печатью.
Справки личного характера, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа и др. Справка содержит следующие реквизиты:
1)наименование организации;
2)наименование вида документа;
3)дата;
4)регистрационный номер;
5)текст;
6) подписи;

7) печать [7, c. 92].

Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вносится от руки или на компьютере.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже).Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что…………..действительно работает…» и т.д.

Кроме названых выше справок все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива хранимых документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.

Архивная справка- официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение (подтверждение) об имеющихся архивных документах сведениях, относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных(№ описи, № дела, №№ листов).

Архивные справки составляются обязательно на офисных бланках (предпочтительно-общих), с обозначением названия «Архивная справка». В справке приводятся названия документов, их даты, регистрационные индексы; сведения излагаются в хронологической последовательности событий, а не документов, которыми пользовались при её составлении.

Архивные справки составляются только на основе подлинников или заверенной копии документов. Использование незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте справки словами «Незаверенная копия». Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки.

Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью (при наличии — гербовой), к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников.

При составлении справки на нескольких листах должен заверяться каждый её лист. Архивные справки и подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающегося в архиве, указывая расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового и послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подавшегося в архив [5, c. 59].

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними достоверное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов — ценными.

Заключение

Таким образом, сделаем следующие выводы.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию. Справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Справки имеют определенный набор реквизитов в зависимости от вида справки.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами.

Список использованной литературы

Приложение 1
Образец оформления справки о наличии строительных материалов на складе
ОТРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАГНИТ»
(ОАО «МАГНИТ»)
Генеральному директоруООО «Магнит»

В.М.Кузнецову

СПРАВКА

02.06.2016 №55

О наличии строительных материалов на складе

На 01 .06.2016складе имеются следующие строительные материалы:

1.Доски	150 куб.м
2. Линолеум	300 кв.м
3.Краска масляная зеленая	500 кг
4.Цемент	120 кг

Заведующая складом Н.Г.Романова

Приложение 2
Образец оформления справки личного характера с места учебы
ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. Ф.М. ДОСТОЕВСКОГО

(ОмГУ)
644077, г. Омск, проспект Мира, 55 — I корпус
СПРАВКА
017 № 78
Свиридов Геннадий Викторович обучается на юридическом факультете по специальности «Юриспруденция» в группе 344 группе III курса.
Дана для предъявления по месту требования.

Начальник ОК ПодписьН.И. Петров

Размещено на Allbest.ru

…

Виды справок в делопроизводстве

Виды справок в делопроизводстве бывают служебные и частные. Но для начала давайте узнаем, что такое справки? Справки — это документы, которые содержат описание и подтверждение фактов.

Виды справок в делопроизводстве!

В делопроизводстве имеются служебные справки (о количестве сотрудников, об исполнении плана, о задолженности по зарплате и т.д.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые «личные справки» (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы/учебы и т.п.).

Служебные справки в делопроизводстве, в свою очередь, делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Очевидно, что к исходящим документам относятся именно внешние справки, которые адресуются в соответствии с установленными требованиями. Внешние справки в делопроизводстве подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным на это лицом.

Внутренние справки не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они адресуются на имя руководителя той организации, в которой составлена справка, и подписываются ее непосредственным составителем (например, начальником отдела).

Как оформить бланк внешней справки и как оформить бланк внутренней справки?

Внешние справки должны оформляться на общем бланке организации, а внутренние справки на обычной бумаге формата А4 или А5.

Что писать в служебной справке?

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный приказ, распоряжение и др.

, письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), во исполнение которого составляется справка. В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования.

Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения-исполнители, точные даты либо хронологические рамки.

Виды служебных справок

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.

Какие документы нужны при приеме на работу (2020-2021)?

Какие документы нужны при приеме на работу, подробно рассказывается в Трудовом кодексе. В ст. 65 проводится анализ списка документов, представляемых работником в обязательном порядке в соответствии с законным требованием нанимателя, а также описываются нюансы документооборота при трудоустройстве.

Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы.

Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю.

Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.

К первой группе относятся:

паспорт или иное удостоверение личности;
трудовая книжка;
СНИЛС.

ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 работник может предоставить либо страховое свидетельство, либо электронный документ — подтверждение регистрации в системе персучета.

К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:

документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву);
диплом, сертификат об образовании, присвоенной квалификации (для исполнителей, которым по должности необходимы специальные знания и навыки);
справка об отсутствии судимости, уголовного производства в отношении работника по установленной форме (для привлечения к работе, исполнителями которой не могут быть граждане, имеющие судимость или прецедент уголовного преследования).

Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных х.

Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:

свидетельство о рождении — в случае оформления трудовых отношений с работником, не достигшим 14-летнего возраста;
иностранный паспорт для работников, являющихся гражданами других государств, временно пребывающих/проживающих на территории России;
военный билет, приписное свидетельство, паспорт моряка и пр. для лиц, связанных с военной службой;
справка об освобождении и другие документы, оформленные органами внутренних дел РФ.

Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж работника.

Порядок заполнения трудовых книжек подробно описан в статье «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ).

Перечень дополнительных документов при приеме на работу

Законодатель в ст. 65 ТК РФ отмечает, что в случае определенных особенностей работы наниматель имеет право потребовать дополнительные документы от работника, однако такое требование основывается исключительно на нормативно-правовых актах Президента РФ, Правительства РФ и на федеральном законодательстве.

Перечень дополнительных документов открытый, поэтому определяющим является то, что истребование любого дополнительного документа должно иметь законное основание.

Приведем примеры дополнительных документов при приеме на работу.

При привлечении для работы в районы Крайнего Севера работодатель требует представить медицинское заключение, подтверждающее возможность работы в этой местности (ст. 324 ТК РФ).

Также медицинское заключение повсеместно требуется при поступлении на работу в организациях, связанных с оборотом пищевых продуктов. В соответствии с приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402 работник в обязательном порядке представляет личную медицинскую книжку.

Медицинское заключение также требуется при привлечении для выполнения работы, связанной с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ).

При приеме на работу иностранца работодатель дополнительно требует представить полис ДМС, разрешение на работу (патент) для временно пребывающего, разрешение на временное проживание либо вид на жительство для временно проживающего иностранного гражданина (ст. 327.3 ТК РФ).

Нюансы оформления трудовых отношений с иностранцем см. в статье «Что нужно знать о ДМС при приеме на работу временно пребывающих в России граждан ЕАЭС».

Ст. 65 ТК РФ запрещает требовать какие-либо другие документы, за исключением описанных выше: обязательных документов при поступлении на работу и дополнительных, установленных законодательством.

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили нюансы оформления на работу различных специалистов. Переходите в Путеводитель по кадровым вопросам и узнайте, кто должен проходить мед.осмотр, какие документы требовать от работников, здесь же вы найдете образцы заполнения кадровых документов и мн.др. А если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ. Это бесплатно.

Документы, необходимые при приеме на работу для реализации социальных и налоговых гарантий работника

Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.

Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:

справка о доходах 2-НДФЛ с прошлого места работы;
справка о сумме заработной платы за 2 календарных года для расчета пособий;
документы, подтверждающие состав семьи;
другие документы, подтверждающие статус гражданина, позволяющий использовать льготу.

Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.

Список документов, издаваемых при приеме на работу

Прием на работу предполагает выпуск кадровой службой работодателя установленных документов для формирования личного дела нового сотрудника и обеспечения кадрового учета работодателя.

К таким документам относятся:

трудовой договор;
приказ о приеме на работу (с приказом ознакомьте работника под подпись в течение 3 дней);
личная карточка работника.

Формы указанных документов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Подробнее см. в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Итоги

Документы при поступлении на работу в соответствии с ТК РФ представляются работником по законному требованию нанимателя согласно установленному перечню.

Работодатель, имея специальные требования к работнику или предлагая специфическую работу, может требовать представления дополнительных документов, однако такое требование должно соответствовать федеральному законодательству, НПА Президента РФ, Правительства РФ.

Трудовым законодательством воспрещается требовать от работника представления каких-либо других дополнительных документов, кроме указанных.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.